CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA EFECTIVAMENTE
Muchos responsables de TI y Data Protection Officer (responsable por protección de datos) aún no saben exactamente cómo funciona la impresión segura y cómo este sistema de seguridad en la gestión de impresoras puede ayudar a la empresa a adaptarse a las Leyes de Protección de Datos.
¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA EFECTIVAMENTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS?
El concepto de cómo funciona la impresión segura es muy simple, ya que se trata de un sistema de gestión de flota de impresoras para que se pueda acceder de forma segura a todos los documentos impresos, evitando la fuga de información sensible. Este sistema seguro de gestión de documentos impresos adaptará su empresa a los requisitos de seguridad de los datos impresos de leyes de protección de datos.
¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA EFECTIVAMENTE EN LA PRÁCTICA?
La pregunta recurrente de un Data Protection Officer (responsable por protección de datos) y de los responsables de TI es:
¿Cómo funciona impresión segura efectivamente y cómo implementar este sistema de seguridad de los documentos impresos que adaptará la empresa a los estándares las leyes de protección de datos?
Básicamente, existen dos opciones para implementar el sistema de impresión segura: contratar una empresa de outsourcing de impresión o utilizar los recursos económicos, tecnológicos y humanos propios de la empresa. Teniendo en cuenta que las empresas de outsourcing de impresión son expertas en lo que hacen, suele resultar más ventajoso y económico contratar este tipo de proveedores de servicios para implementar la impresión segura en tu empresa.
A continuación, se detallan los principales pasos que se deben seguir para implementar una gestión segura de los datos impresos:
1. Una flota de impresoras multifuncionales que pueden embeber una solución, es decir, una impresora multifuncional que tenga un HD y una pantalla táctil en la que el usuario puede acceder, copiar o escanear documentos. Todos los fabricantes de impresoras cuentan con una línea de equipos que vienen con esa tecnología, por ejemplo:
HP Multifuncional (línea enterprise); Multifuncional línea Lexmark MX; multifuncional Epson Workforce; multifunción Xerox versalink o altalink; Ricoh multifuncional con Android, Kyocera multifuncional con Hypas, Brother con BSI, etc.
2. Un servidor de impresión local o en la nube donde pueda instalar el software de gestión de impresión, también llamado software de control de impresión.
3. Un lector de proximidad (lector RFID) si tu empresa utiliza tarjetas de proximidad. Si aún no tiene tarjetas y desea implementar el proyecto con una tarjeta de aproximación, puede comprarlas en DMZ Connection u otro proveedor del mercado. También puede comprar un lector biométrico llamado Bio Reader de DMZ. En este caso no será necesario el uso de tarjetas y el usuario se autenticará en las impresoras multifuncionales con su propia huella digital.
4. Un directorio activo de Windows instalado y configurado para que el registro del usuario pueda ser asociado a su respectiva tarjeta RFID (tarjeta de proximidad) o huella digital.
¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA EFECTIVAMENTE PARA EL USUARIO?
Para que el usuario pueda empezar a utilizarlo, primero deberá asociar su registro en A.D. (directorio activo) con el software de control de impresión a través del lector de tarjetas RFID o lector de huella Bio Reader. Este proceso es bastante sencillo y el usuario sólo necesita deslizar su tarjeta de proximidad por el lector de proximidad (RFID) y, poco después, aparecerá un mensaje del software de control de impresión en la pantalla multifuncional:
"Aún no estás registrado, ¿te gustaría registrarte?"
El tipo de mensaje varía de un software de control de impresión a otro, pero la primera vez que el usuario utilice la impresora multifuncional siempre aparecerá un mensaje diciendo que aún no hay registro (asociación de tarjeta o huella digital) y se le pedirá que haga la asociación. El mensaje le pedirá al usuario que se registre por primera vez usando su contraclave de sesión de Windows (el mismo que usa para iniciar sesión en Windows en su computadora).
¿QUÉ ES “FOLLOW-ME” EN IMPRESIÓN SEGURA?
El concepto de “follow-me” o “Sígame” en impresión segura permite al usuario liberar su impresión con su tarjeta de proximidad o huella digital en cualquiera de los dispositivos que se encuentran en la misma red. Por ejemplo, un usuario puede enviar un documento desde su oficina en el primer piso y recuperarlo solo en un dispositivo multifuncional en la sala de reuniones del tercer piso. En suma, el documento quedará retenido en el servidor de impresión y el usuario podrá acceder e imprimirlo en cualquiera de las impresoras multifuncionales que se encuentren en la misma red, de ahí el término “sígame”, es decir, el documento “sigue” al usuario.
¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA EFECTIVAMENTE EN EQUIPOS MÁS ANTIQUOS?
¡Sí! Es posible crear un ambiente de gestión de impresión segura en equipos más antiguos o que no embeben solución siempre que utilice un adaptador DMZ TCP. El Adaptador de TCP de DMZ Connection es una caja que se asemeja a un switch, pero en realidad es una minicomputadora con dos puertos RJ45 y un puerto USB 2.0. Cuando se utiliza el adaptador de TCP de DMZ, la conexión de la red es plugada a una de las dos puertas RJ45 y de la segunda puerta RJ45 sale un cable de red a la impresora o impresora multifunción que no tenga disco duro y pantalla táctil. Finalmente, del mismo TCP Adapter de DMZ, se inserte el lector de proximidad en la puerta USB 2.0 del TCP Adapter para que se pueda hacer la liberación de impresión por el proceso de impresión segura.
Para más información sobre cómo funciona impresión segura efectivamente, hable con uno de los consultores de DMZ Connection. DMZ tiene más de 10 años fabricando lectores de proximidad (RFID) y lectores de huella para impresión segura. Este año lanzamos el lector Bio Reader Facial con el cual el usuario puede liberar su impresión con su rostro, lo que brinda facilidad, innovación y economía con los gastos con tarjetas de proximidad.
Entre en contato con nosotros para ver la mejor manera de proteger a sus datos impresos y estar en conformidad con las leyes de protección de datos.