COMO FUNCIONA IMPRESSÃO SEGURA

Muitos gestores de TI e DPOs (Data Protection Officers) ainda não sabem exatamente como funciona impressão segura e como esse sistema de segurança na gestão de impressoras pode ajudar a empresa a se adequar à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

COMO FUNCIONA IMPRESSÃO SEGURA E QUAIS AS VANTAGENS?

O conceito de como funciona impressão segura é muito simples, pois trata-se de um sistema de gestão do parque de impressoras para que todos os documentos impressos sejam acessados de forma segura, evitando o vazamento de informações sensíveis. Esse sistema de gestão segura de documentos impressos adequará a sua empresa aos requerimentos de segurança de dados impressos da LGPD.

COMO FUNCIONA IMPRESSÃO SEGURA NA PRÁTICA?

A pergunta recorrente de um DPO (Data Protection Officer) e de gestores de TI é:

Como funciona impressão segura na prática e como implementar esse sistema de segurança de documentos impressos que adequará a empresa à normas da LGPD?

Essencialmente há duas opções de se implantar o sistema de impressão segura: contratando uma empresa de outsourcing de impressão ou usando os próprios recursos financeiros, tecnológicos e humanos da própria empresa. Considerando que empresas de outsourcing de impressão são especialistas no que fazem, normalmente é mais vantajoso e económico contratar esse tipo de prestador de serviço para implantar impressão segura em sua empresa.

Segue abaixo os passos principais que devem ser tomados para implantação da gestão segura de dados impressos:

Um parque de impressoras multifuncionais que possa embarcar solução, ou seja, uma impressora multifuncional que tenha HD uma tela touch na qual o usuário possa acessar seus documentos, copiar ou escanear. Todos os fabricantes de impressoras têm uma linha de equipamentos que embarca solução, por exemplo:

Multifuncional HP (linha enterprise); multifuncional Lexmark linha MX; multifuncional Epson Workforce; multifuncional Xerox versalink ou altalink; multifuncional Ricoh com android, multifuncional Kyocera com Hypas, Brother com BSI e assim por diante.

Um servidor de impressão local ou na nuvem onde se possa instalar um software de bilhetagem, também chamado de software de gerenciamento de impressão.
Um leitor de aproximação (leitor RFID) caso sua empresa utilize cartões de proximidade. Caso você ainda não tenha cartões e deseje implantar o projeto com cartão de aproximação, você pode comprar com a DMZ Connection ou outro fornecedor do mercado. Você também pode comprar um leitor de biometria chamado Bio Reader da DMZ. Nesse caso, não será necessário o uso de cartões e o usuário se autenticará nas impressoras multifuncionais com a sua própria biometria.
Um active directory do Windows instalado e configurado para que possa haver a associação do registro do usuário com o seu respectivo cartão RFID (cartão de proximidade) ou biometria.

COMO FUNCIONA IMPRESSÃO SEGURA PARA O USUÁRIO?

Para o usuário começar a utilização, ele ou ela precisará primeiramente associar o seu registro no A.D. (active directory) com o software de bilhetagem através do leitor de cartão RFID ou biometria. Esse processo é bastante simples e basta o usuário passar o seu cartão de proximidade no leitor de proximidade (RFID) e, logo em seguida, na tela da multifuncional aparecerá uma mensagem do software de bilhetagem:

“Você ainda não está associado, gostaria de se associar?”

O tipo de mensagem varia de um software de bilhetagem para outro, mas na primeira vez que o usuário for utilizar a impressora multifuncional sempre haverá uma mensagem dizendo que ainda não existe um cadastro (associação do cartão ou biometria) e será solicitado que seja feito a associação. A mensagem irá solicitar que o usuário se cadastre a primeira vez através do seu login do Windows (o mesmo que ele usa para logar no Windows).

O QUE É “FOLLOW-ME” EM IMPRESSÃO SEGURA?

Follow-me ou “Siga-me” em impressão gerenciada permite que o usuário libere sua impressão com o seu cartão de proximidade ou biometria em qualquer um dos equipamentos que estejam na mesma rede. Exemplificando, um usuário pode enviar um documento de sua sala no 1º andar e só retirar em uma multifuncional na sala que reunião que está no 3º andar. Em resumo, o documento ficará retido no servidor de impressão e o usuário conseguirá acessá-lo e imprimi-lo em qualquer uma das impressoras multifuncionais que estiverem na mesma rede, por isso o termo de “siga-me”, ou seja, o documento “segue” o usuário.

É POSSÍVEL CRIAR UM AMBIENTE DE IMPRESSÃO SEGURA SE A IMPRESSORA FOR MAIS ANTIGA OU FOR UMA MULTIFUNCIONAL QUE NÃO EMBARCA SOLUÇÃO?

Sim! É possível criar um ambiente de gestão segura de impressão em equipamentos mais antigos ou que não embarcam solução desde que você utilize um TCP Adapter da DMZ. O TCP Adapter da DMZ Connection é uma caixa que lembra um switch, mas na verdade é um minicomputador com duas portas RJ45 e uma porta USB 2.0. Ao utilizar o TCP Adapter da DMZ, a conexão de rede ser plugada em uma das portas RJ45 do adaptador de TCP e, da 2ª porta do adaptador de TCP, sairá um cabo RJ45 para ser plugado na impressora ou multifuncional. O último passo é colocar o leitor RFID ou de biometria na porta USB do TCP Adapter da DMZ.

Vale lembrar que ao usar o adaptador de TCP da DMZ o usuário não haverá acesso a um painel e, por essa razão, ao autenticar-se com um cartão de proximidade ou biometria, todos os documentos que estão na fila de impressão daquele usuário serão impressos. Diferente de quando se utiliza o TCP Adapter da DMZ, na multifuncional que está embarcada com um software de bilhetagem, o usuário se autentica e tem acesso ao painel para escolher exatamente o trabalho que quer imprimir, bem como copiar ou escanear.

Para saber mais sobre sistemas de impressão segura que adequem a sua empresa às novas normas da Lei Geral de Proteção de dados, entre em contato conosco.