IMPRESIÓN SEGURA
La nueva legislación de protección de datos, promueve la privacidad y la seguridad de los datos de los ciudadanos comunes, así como de los clientes y asociados comerciales. Las leyes de protección de datos han traído nuevas directrices sobre cómo se deben tratar, almacenar y desechar los documentos impresos.
Lo que muchos directores de empresas y gestores de TI aún no saben es que las leyes de protección de datos tratan la información digital con el mismo rigor que la información impresa o de los documentos físicos. La impresión segura, también llamada Safe Print, se ha convertido en un método muy importante para que no haya fuga de los datos impresos confidenciales que pueden exponer datos confidenciales de clientes, pacientes y empleados.
¿CÓMO FUNCIONA LA IMPRESIÓN SEGURA?
Para crear un ambiente de impresión segura donde los datos de los empleados, clientes y socios estén seguros y cumplan con las leyes de protección de dados, es necesario implementar un billing software (software de control de impresión) para controlar toda la flota de impresoras. Este software de control de impresión, junto con un lector de proximidad (lector RFID), solo permitirá que el documento se libere cuando el "propietario" del documento vaya físicamente a la impresora y se autentique con su credencial, huella digital o biometría facial.
Probablemente ya pasaste por la ocasión donde fuiste a buscar tu documento en la impresora y encontraste tu documento junto con otros varios que estaban allí “perdidos”. Los documentos impresos olvidados en la impresora dejan espacio para la fuga de datos y pueden dar espacio a grandes multas y mala publicidad para la empresa. ¿Imagínese si el departamento de recursos humanos imprimiera un informe médico de un empleado con una enfermedad grave y cayera en manos de un empleado o de alguien con malas intenciones?
Vale recordar que la información relacionada con la salud de un empleado o paciente se considera como datos sensibles y debe ser almacenada con absoluta seguridad. Al exponer datos sensibles de un empleado, cliente o socio, la empresa que dejo esa fuga de datos puede recibir multas muy elevadas y ver su credibilidad cuestionada públicamente.
La impresión segura crea un ambiente en el que los documentos impresos están protegidos contra fugas de datos. La impresión segura supone que sólo el "propietario" del documento podrá acceder a la impresora multifunción y recoger su documento impreso.
Existen algunas formas de crear un ambiente de impresión segura que están dentro de la normativa la ley de protección de datos, veamos algunas de ellas:
1. Liberación de impresión por PIN (contraseña): este método todavía se utiliza, pero ofrece un bajo nivel de seguridad, ya que es bastante fácil descubrir el PIN de un amigo o alguien que no le agrada.
2. Liberación de impresión por tarjeta RFID – Esta es la modalidad más común en el mundo corporativo de las empresas que cuidan más sus datos. Como mencionamos, el usuario deberá autenticarse en la impresora multifunción con su credencial (tarjeta RFID) antes de acceder a sus documentos. ¡Eso hace toda la diferencia!
3. Liberación de documentos por huella digital: DMZ Connection fue la primera empresa del mundo en lanzar un lector de huellas dactilares y de tarjetas RFID al mismo tiempo. Es decir, su empresa puede elegir entre liberar la impresión con la tarjeta o la huella digital.
4. Liberación de impresiones por biometría facial – DMZ Connection también fue pionera en el mundo en lanzar un lector de biometría facial para acceder a documentos con absoluta seguridad y de forma innovadora.
Otras recomendaciones importantes en cuanto a gestión de datos impresos, impresión segura y leyes de protección de datos son:
1. El acceso a los datos físicos o impresos sólo deberá ser realizado por quienes efectivamente tengan la autoridad para ver y cuidar el documento.
2. Los datos físicos, los documentos de los empleados y otros documentos físicos deben almacenarse en gabinetes cerrados con llave y con el departamento de recursos humanos o un gerente responsable.
3. Los archivos deberán conservarse en armarios cerrados con llave y con personas responsables del acceso a dichos documentos.
4. En el caso de escanear documentos antiguos, estos documentos antiguos deberán ser DESTRUIDOS y no simplemente tirados a la papelera. Hay empresas que hacen el servicio de almacenan físicamente documentos (archivos en general) y también destruyen documentos con datos sensibles que han sido digitalizados.
5. Si subcontratas la digitalización de tus archivos de datos antiguos, asegúrate de que la empresa tenga buena reputación y se encargue de destruir los documentos y enviar la los documentos digitalizados sin ningún tipo de fuga de datos.
DMZ Connection es una referencia mundial en la fabricación de lectores para impresión segura. Entre en contacto para saber cómo crear un ambiente de impresión segura y que cumpla con la legislación de la ley de protección de datos.
La fábrica de lectores de DMZ Connection cuenta con la certificación ISO 9001:2015 para mantener la alta calidad y durabilidad de sus lectores para impresión segura.
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