¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA?
Muchos gerentes de TI y DPOs (Data Protection Officers) todavía no saben exactamente cómo funciona impresión segura y como ese sistema de seguridad de impresión puede ayudar las empresas a estar en conformidad con las leyes de protección datos impresos.
¿COMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA E CUALES SON SUS VENTAJAS?
El concepto de cómo funciona impresión segura es bastante sencillo, pues es un sistema de gestión del parque de impresoras para que todos los documentos impresos sean accedidos de forma segura, evitando la fuga de datos de documentos sensibles. Ese sistema de gestión de impresión segura de documentos impresos dejará su empresa en conformidad con los requerimientos de seguridad de dados impresos de las nuevas leyes de protección de datos.
¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA EFECTIVAMENTE?
La pregunta más frecuente de un DPO (Data Protection Officer) y de gestores de TI es:
¿Cómo funciona impresión segura efectivamente y cómo implementar ese sistema de seguridad de documentos impresos para estar en conformidad con las leyes de seguridad de datos?
Esencialmente, hay dos opciones para implantar el sistema de impresión segura en su empresa: contratando una empresa de outsourcing de impresión (tercerización de impresión) o utilizando sus propios recursos financieros, tecnológicos y humanos para implementarla. Considerando que las empresas de outsourcing de impresión son especialistas en lo que hacen, normalmente es más factible y económico contratar ese tipo de servicio de terceros para implantar impresión segura en su empresa.
Vea abajo los principales pasos que deben ser tomados para la implantación de seguridad de datos impresos:
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Un parque de impresoras multifunción que pueda embeber solución, es decir, una impresora multifuncional que tenga un disco duro (Hard Drive) y una pantalla touch en la cual el usuario pueda acceder sus documentos, copiar o escanear de forma segura. Todos los fabricantes de impresoras tienen una línea de equipos que embeben solución, por ejemplo:
Multifuncional HP (línea enterprise con Future Smart; impresora multifunción Lexmark línea MX; impresora multifunción Epson Workforce; impresora multifunción Xerox versalink ou altalink; impresora multifunción Ricoh con android, impresora multifunción Kyocera con Hypas, impresora Brother con BSI etc.
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Un servidor de impresión local o en la nube donde se pueda instalar un software de gestión de impresión, también llamado de software de control de impresión.
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Un lector de proximidad (lector RFID) si su empresa utiliza tarjetas de proximidad. Caso todavía no tengas tarjetas de proximidad y quiera implantar su proyecto con tarjeta de proximidad, usted puede comprar con la empresa DMZ Connection u otro proveedor de tarjetas del mercado. Caso no tengas tarjetas de proximidad, también es posible implantar el sistema de impresión segura con un lector de huella llamado Bio Reader SR de DMZ. Caso decida por utilizar el Bio Reader de DMZ Connection, se ahorra dinero con la compra de las tarjetas y el usuario se puede autenticarse en la impresora multifunción con su propia huella.
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Un active directory de Windows instalado y configurado para que se pueda realizar la asociación del registro del usuario con su respectiva tarjeta RFID (tarjeta de proximidad) o huella digital.
¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA PARA EL USUARIO?
Para el usuario empezar con la utilización de seguridad de documentos impresos, él o ella necesitan primeramente asociarse a su registro que está en el A.D. (active directory) por medio del software de control de impresión, utilizando el lector de tarjeta RFID o de huella. Ese proceso es bastante sencillo y rápido, basta solamente el usuario pasar su tarjeta de proximidad en el lector de tarjeta (RFID) y, posteriormente, en la pantalla de impresora multifunción aparecerá un mensaje del software de control de impresión:
“¿Usted todavía no está asociado, le gustaría asociarse?”
El tipo de mensaje varia un poco de un software de control de impresión para otro, pero en la primera vez que el usuario utilizar la impresora multifunción siempre va a haber un mensaje relatando que todavía no existe un registro (asociación de la tarjeta de proximidad o huella) y, consecuentemente, será solicitado que la asociación con el registro del A.D sea realizada. El mensaje irá solicitar que el usuario se registre la primera vez por medio de su login del Windows (el mismo que es utilizado para hacer el login en el programa de Windows).
¿QUÉ ES “FOLLOW-ME” EN IMPRESIÓN SEGURA?
Follow-me ou “Sígame” en impresión gerenciada permite que el usuario libere su impresión con su tarjeta de proximidad o huella en cualquier de los equipos de impresión que estén en la misma red. Por ejemplo, un usuario puede enviar un documento de su oficina en el primer piso y solo imprimir el documento en una impresora multifunción en la sala que reunión que está en el tercer piso. Em suma, el documento se quedará retenido en el servidor de impresión y el usuario podrá accederlo e imprimirlo en cualquier de las impresoras multifunción que estén en la misma red, por eso se suele llamar de “sígame”. Es decir, el documento “sigue” el usuario en cualquier lugar que él o ella estén.
¿ES POSSIBLE CREAR UN AMBIENTE DE IMPRESIÓN SEGURA SI LA IMPRESSORA FOR MÁS ANTIGUA O UNA IMPRESORA MULTIFUNCIÓN QUE NO EMBIBE SOLUCIÓN?
Sí, es posible crear un ambiente de gestión segura de impresión en equipos más antiguos o impresoras que no embeben solución desde que se utilice un TCP Adapter de DMZ Connection. El TCP Adapter de DMZ Connection es una caja parecida com un switch pero, el realidad, es una minicomputadora con dos puertas RJ45 e una porta USB 2.0. Para utilizar el TCP Adapter de DMZ, la conexión de red debe ser inserida en una de las puertas RJ45 de adaptador de TCP y, de la segunda puerta RJ45 del adaptador de TCP, saldrá un cable RJ45 para ser plugado en la impresora antigua o impresora multifunción que no embebe solución. Finalmente, el último paso es conectar la lectora RFID DMZ o de huella en la puerta USB 2.0 de TCP Adapter de DMZ.
Es importante saber que cuando se utiliza el adaptador de TCP de DMZ, el usuario no tendrá acceso al panel y, por esa razón, al autenticarse con una tarjeta de proximidad o con la huella digital, todos los documentos que están en la cola de impresión del usuario van a ser impresos. Diferente de cuando la impresora multifunción que está embebida con un software de control de impresión que permite que el usuario se autentique y tenga acceso al panel de la impresora para elegir exactamente el documento que quiere imprimir, así como copiar o escanear.
Para saber más sobre sistemas de impresión segura que permitan su empresa estar en conformidad con las normas de las leyes de protección de datos y privacidad, entre em contacto con nosotros.