Para se criar um ambiente de impressão segura onde os dados dos colaboradores, clientes e parceiros estejam seguros e adequados à LGPD, é preciso que se implante um software de bilhetagem (software de controle de impressão) para fazer a gestão de todo o parque de impressoras. Esse software de bilhetagem em conjunto com um leitor de liberação de impressão permitirá que o documento somente seja liberada quando o “dono” do documento for fisicamente até a impressora e se autenticar com seu crachá, impressão digital ou biometria facial.

 

Você certamente já deve ter ido a uma impressora e tido que procurar o seu documento entre vários outros que estavam lá.  Documentos impressos esquecidos na impressora deixam um espaço para vazamento de dados e podem causar grandes multas. Imagine se um laudo médico de um funcionário com uma doença grave é impresso pelo RH e cai nas mãos de um curioso ou alguém com más intenções?

Vale lembrar que as informações relacionadas à saúde de um colaborador ou paciente são considerados dados sensíveis e devem ser guardados com absoluta segurança. Ao expor dados sensíveis de um colaborador, cliente ou parceiro, a empresa que vazou esses dados pode receber multas bastante altas e ter sua credibilidade questionada publicamente.

A impressão segura cria um ambiente onde os documentos impressos estão protegidos e blindados contra vazamentos. A impressão segura parte do princípio de que somente o “dono” do documento poderá acessar a impressora e recolher seu documento impresso. Existem algumas formas de criar um ambiente com impressão segura que estejam dentro dos regulamentos da LGPD, vejamos algumas delas:

1. Liberação de impressão por PIN (senha) - Essa modalidade ainda é usada, mas traz um nível de segurança baixo, pois é bastante fácil descobrir o pin de um amigo ou de alguém por quem se tem algum desafeto.

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2. Liberação de impressão por cartão RFID – Essa é a modalidade mais comum no mundo corporativo de empresas que tem maior cuidado com seus dados. Como mencionamos, o usuário precisará se autenticar na impressora multifuncional com seu crachá antes de acessar seus documentos. Isso faz toda a diferença!

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3. Liberação de documentos por impressão digital – A DMZ Connection foi a primeira empresa no mundo a lançar um leitor de impressão digital e cartão ao mesmo tempo. Ou seja, sua empresa pode escolher entre liberar a impressão com crachá ou impressão digital.

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4. Liberação de impressão por biometria facial – A DMZ Connection também foi a pioneira no mundo a lançar um leitor de biometria facial para acessar os documentos com absoluta segurança.

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Outras recomendações importantes quando se trata da gestão de dados impressos, impressão segura e LGPD são:

1. Acesso aos dados físicos ou impressos devem ser acessados somente por quem realmente tem alçada para ver e cuidar do documento

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2. Os dados físicos, documentos de colaboradores entre outros documentos físicos devem ser guardados em armários com tranca e com o RH ou um gestor responsável.

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3. Arquivo morto deve ser mantido também em armários com chave e com pessoas responsáveis pelo acesso a tais documentos.

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4. No caso da digitalização de documentos antigos, eles deverão ser DESTRUÍDOS e não simplesmente jogados na cesta de lixo. Há empresas que não só fazem a guarda física de documentos (arquivo morto), como também se ocupam da destruição de documentos com dados sensíveis que foram digitalizados.

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5. No caso de terceirizar a digitalização de seu acervo, assegure-se de que a empresa é idônea e tem os cuidados de destruir os documentos e de encaminhar o acervo digitalizado sem qualquer tipo de vazamento de dados.   

 

A DMZ Connection é referência na fabricação de leitores para impressão segura (safe print). Entre em contato para saber como criar um ambiente de impressão segura que esteja de acordo com a legislação da LGPD (Lei Geral de proteção de dados).

A fábrica de leitores da DMZ Connection é certificada pela ISO 9001:2015 para manter alta qualidade e durabilidade de seus leitores para gerenciamento de impressão.

Entre em contato, estamos te aguardando!