Para se criar um ambiente onde os dados dos colaboradores, clientes e parceiros estejam seguros e adequados à LGPD, é preciso que haja um software de bilhetagem (software de controle de impressão) que permitirá que a impressão só seja liberada ao dono do documento. Em grandes e pequenas empresas é comum ver documentos impressos esquecidos na impressora, o que pode causar um vazamento de dados impressos.

Imagine se um laudo médico de um funcionário é impresso pelo RH e cai nas mãos de um colaborador? Informações relacionadas à saúde de um colaborador ou paciente, às afiliações políticas, à preferências sexuais, dados genéticos e outras informações mais pessoais são considerados dados sensíveis. Se uma empresa expõe os dados sensíveis de um colaborador, cliente ou parceiro, as multas podem ser altas. Como mencionamos, dados impressos e digitais devem ser cuidados com muito rigor para as indesejadas multas.

A impressão segura e LGPD caminham lado a lado para criar um ambiente onde os documentos impressos sejam protegidos. A impressão segura parte do princípio que somente o “dono” do documento e ninguém mais poderá ter acesso ao documento impresso. Existem algumas formas de criar um ambiente com impressão segura que esteja dentro dos requisitos da LGPD.

Uma dessas formas é criando um sistema onde o usuário só pode liberar sua impressão depois de se autenticar com um PIN na impressora ou multifuncional.  O uso de PIN, no entanto, é facilmente burlado e a maioria das empresas optam por ter leitores de cartão onde o usuário passa o seu crachá no leitor anexo à impressora. Essa autenticação via cartão de aproximação é a modalidade mais comum no mundo corporativo, evitando que documentos fiquem esquecidos nas impressoras e multifuncionais. Outra maneira de se obter impressão segura e a adesão às normas da LGPD é instalando um leitor de biometria digital ou facial nas impressoras. A DMZ Connection é pioneira na fabricação de leitores para impressão segura e LGPD, sendo a responsável pela fabricação do primeiro leitor de biometria digital e de cartão RFID do mundo. Recentemente, a DMZ Connection lançou o primeiro leitor de biometria facial no mundo para liberação de impressão segura e LGPD.

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Outras recomendações importantes quando se trata da gestão de dados impressos, impressão segura e LGPD são:

1. Acesso aos dados físicos ou impressos devem ser acessados somente por quem realmente tem alçada para ver e cuidar do documento.

2. Os dados físicos, documentos de colaboradores entre outros documentos físicos devem ser guardados em armários com tranca e com o RH ou gestor sendo responsável.

3. Arquivo morto deve ser mantido também em armários com chave e com pessoas responsáveis pelo acesso a tais documentos.

4. No caso da digitalização de documentos antigos, os documentos físicos deverão ser DESTRUÍDOS e não simplesmente jogados na cesta de lixo. Há empresas que não só fazem a guarda física de documentos (arquivo morto), como também se ocupam da destruição de documentos com dados sensíveis.

5. No caso de terceirizar a digitalização de seu acervo, assegure-se de que a empresa é idônea e tem os cuidados de destruir os documentos e de encaminhar o acervo digitalizado sem qualquer tipo de vazamento de dados.   

 

A DMZ Connection é referência na fabricação de leitores de aproximação para criar um ambiente de impressão segura que esteja de acordo com a legislação da LGPD (Lei Geral de proteção de dados. A fábrica de leitores RFID da DMZ Connection é certificada pela ISO9001:2015 para manter alta qualidade e durabilidade na fabricação de leitores para impressão segura.

Entre em contato conosco para que sua empresa tenha sigilo e segurança de dados impressos.