IMPRESIÓN SEGURA y LAS LEYES DE PROTECCIÓN DE DATOS
La nueva legislación que promueve la privacidad y la seguridad de los datos ha traído nuevas pautas sobre cómo se deben tratar, almacenar y eliminar los documentos impresos. Lo que muchos directores de empresas y gestos de TI aún no saben es que las leyes de protección de datos tratan de la misma manera la información digital y la información impresa o los documentos físicos. La impresión segura y las leyes de protección de datos acabaron convirtiéndose en “amigos inseparables”, ya que los datos sensibles pueden escapar electrónicamente o por un documento impreso. Es decir, fuga de datos puede ser de manera digital o impresa.
IMPRESIÓN SEGURA Y LAS LEYS DE PROTECIÓN DE DATOS EN LA PRÁCTICA
Para crear un ambiente en el que los datos de los empleados, clientes y socios sean seguros y cumplan con las leyes de protección da datos, debe existir un software de gestión de impresión (software de control de impresión) que permita que la impresión solo sea entregue al propietario del documento. En empresas grandes y pequeñas es común ver documentos impresos olvidados en la impresora, lo que puede provocar fugas de datos impresos.
¿Imagínese si RR.HH. imprimiera el informe médico de un empleado y cayera en manos de un empleado? La información relacionada con la salud de un empleado o paciente, afiliaciones políticas, preferencias sexuales, datos genéticos y otras informaciones más personales son consideradas datos sensibles. Si una empresa expone datos confidenciales de un empleado, cliente o socio, las multas pueden ser elevadas. Como comentábamos, los datos impresos y digitales deben cuidarse con mucho rigor para evitar multas y que el nombre de la empresa reciba publicidad negativa.
La impresión segura y las leyes de protección de datos van de la mano para crear un ambiente en el que los documentos impresos estén protegidos. La impresión segura hace que sólo el "propietario" del documento y nadie más podrá acceder al documento impreso. Existen algunas formas de crear un ambiente de impresión segura que cumpla con los requisitos de la ley de protección de datos.
Una de estas formas es creando un sistema donde el usuario solo pueda liberar su impresión después de autenticarse con un PIN en la impresora o multifuncional. Sin embargo, el uso de un PIN puede ser copiado fácilmente y, por lo tanto, la mayoría de las empresas optan por tener lectores de tarjetas en los que el usuario pasa su credencial por el lector conectado a la impresora para tener acceso al panel de la impresión multifunción.
Esta autenticación por tarjeta de proximidad es el método más común en el mundo corporativo hoy día, evitando que se olviden documentos en impresoras y dispositivos multifuncionales. Otra forma de obtener una impresión segura y el cumplimiento de los requerimientos de las leyes de protección de datos es instalando un lector de biometría digital o facial en las impresoras. DMZ Connection es pionera en la fabricación de lectores de impresión segura para proteger empresas de fuga de datos, siendo responsable de fabricar el primer lector de tarjetas huellas digitales y RFID del mundo. Recientemente, DMZ Connection lanzó el primer lector biométrico facial del mundo para liberación segura de impresiones.
Otras recomendaciones importantes en cuanto a gestión de datos impresos y la ley de protección de datos impresos son:
1. El acceso a los datos físicos o impresos sólo deberá ser realizado por quienes efectivamente tengan la autoridad para ver y cuidar el documento.
2. Los datos físicos, los documentos de los empleados y otros documentos físicos deben almacenarse en gabinetes cerrados con llave y siendo responsable RR.HH. o el gerente.
3. Los archivos deberán conservarse también en armarios cerrados con llave y con personas responsables del acceso a dichos documentos.
4. En el caso de digitalizar documentos antiguos, los documentos físicos deben ser DESTRUIDOS y no simplemente tirados a la papelera. Hay empresas que no sólo almacenan físicamente documentos (archivos), sino que también destruyen documentos con datos confidenciales.
5. Si subcontratas la digitalización de los documentos de tu empresa, asegúrate de que la empresa tenga buena reputación y se encargue de destruir los documentos y enviar los documentos digitalizados sin ningún tipo de filtración de datos.
DMZ Connection es referencia en la fabricación de lectores de proximidad para crear un ambiente de impresión segura que cumpla con la legislación de protección de datos. La fábrica de lectores RFID y de biometría de DMZ Connection está certificada por ISO 9001:2015 para mantener una alta calidad y durabilidad en la fabricación de lectores.
Contáctenos para que su empresa tenga confidencialidad y seguridad de los datos impresos.