OUTSOURCING DE IMPRESSÃO VALE A PENA?
Essa é uma das perguntas que muitos gestores de TI e administradores se fazem: Outsourcing de Impressão vale a pena mesmo? É possível economizar terceirizando o parque de impressão?
Antes de avaliar mais se outsourcing de impressão vale a pena, vamos começar definindo o que é uma empresa de outsourcing de impressão e o que ela faz. O termo “outsourcing” que dizer terceirização, ou seja, as empresas de outsourcing de impressão são especializadas em oferecer a outras empresas a gestão de parques de impressoras. As empresas de outsourcing de impressão oferecem a seus clientes os equipamentos e a gestão inteligente desses equipamentos de impressão, bem como manutenção e o fornecimento insumos. Os clientes dessas empresas se beneficiam por não precisar comprar equipamento e somente pagar uma taxa mensal que pode variar de um prestador de serviço para outro.
VALE A PENA OUTSOURCING DE IMPRESSÃO PARA A MINHA EMPRESA?
Geralmente sim, mas resposta depende de 4 fatores principais:
1. RECURSOS FINANCEIROS – Sua empresa tem um bom caixa para investir em equipamentos que costumam ser relativamente caros? Muitos acham que essa é a pergunta que define se vale a pena outsourcing de impressão, mas essa não é a única consideração.
2. RECURSOS TÉCNICOS - Sua empresa tem mão de obra qualificada para manutenção preventiva e corretiva de impressoras e multifuncionais? No dia a dia impressoras atolam papel, quebram e ficam sem suprimento em horas chave. Em suma, ter uma equipe interna qualificada na gestão de parque de impressão é um fator chave caso pense em comprar e fazer a gestão do seu próprio parque de impressão.
3. CONHECIMENTO DE IMPRESSORAS e SEUS RESPECTIVOS CUSTOS – Sua empresa tem o know-how na gestão de custos do seu parque de impressão? O que ocorre com frequência é que empresas compram impressoras e multifuncionais sem olhar o custo por página impressa. Essa é a grande chave, quanto custa cada impressão com o seu equipamento? Você está computado a depreciação do equipamento? Você está computando as horas de TI em configuração e gestão do parque? Na maioria das vezes, as empresas compram as impressoras mais baratas e depois se dão conta que os insumos (cartuchos, fusores, peças) são caríssimos. Por isso que se brincava que o litro de tinta de algumas impressoras custava mais caro que a champagne francesa Dom Perignon. O pior é que é verdade!
Em resumo, a menos que sua empresa e equipe tenham um grande conhecimento, vale a pena contratar uma empresa de outsourcing de impressão.
COMO CONTRATAR UMA EMPRESA OUTSOURCING DE IMPRESSÃO?
1. Avalie se a empresa de outsourcing de impressão é conceituada no mercado e, se possível, fale com gestores de TI de empresas que são clientes deles atualmente.
2. Avalie qual a taxa fixa e taxa variável (custo por impressão) oferecidos. Sempre que possível, é melhor ter o orçamento de mais de um fornecedor.
3. Entenda o pacote que está oferecido e proposta de redução de custos. O software de bilhetagem (software de controle de impressão), por exemplo, é uma ferramenta que ajuda a reduzir custos. Com um bom software de bilhetagem você pode criar cotas de impressão mensal por pessoa ou departamento; pode ter relatórios de gastos por centros de custo; pode obrigar colaboradores a imprimir frente e verso; pode limitar impressões coloridas e assim por diante.
4. Pergunte sobre impressão segura (liberação de impressões por cartão ou biometria). Com a impressão segura instalada, você elimina o desperdício, pode liberar impressão em qualquer lugar da empresa e, mais importante, adequa sua empresa às regras da LGPD, Lei Geral de Proteção de dados.
5. Veja se é cobrado por documentos escaneados ou não, isso depende da política de cada empresa de outsourcing.
6. Avalie o tempo de contrato e as cláusulas de rescisão de contrato.
7. Avalie se você precisa que os documentos sejam escaneados em PDFs pesquisáveis. Geralmente há um custo adicional, pois envolve a contratação de software de OCR (optical character recognition)
Espero que esse breve artigo tenha ajudado a esclarecer a pergunta se outsourcing de impressão vale a pena ou não. A DMZ Connection é pioneira mundial na fabricação de leitores de cartão e biometria para impressão segura. Somos certificados pela ISO 9001:2015 e estamos prontos para ajudá-los a adequarem seu parque de impressão à LGPD.