SEGURIDAD DE DATOS EN IMPRESIÓN
La pregunta para toda empresa hoy en día es cómo tener seguridad de datos en la impresión. Aunque mucha gente no lo sabe, las leyes de protección de datos dictan que no sólo los datos digitales, sino también los impresos deben estar seguros. Un documento con datos sensibles “abandonado” en una impresora podría ser un arma en manos de alguien con malas intenciones o de algún oportunista. Por no hablar de la responsabilidad natural que debemos tener con los datos de nuestros clientes, pacientes, empleados y socios.
Es común que en impresoras multifuncionales de la empresa se vean documentos “sin dueño”, es decir, el usuario envía la copia impresa y termina olvidándose de recoger el documento. Para obtener seguridad de datos en la impresión es importante crear un ambiente de impresión segura, término que proviene del inglés security print o safe print.
La impresión segura permite la seguridad de datos en impresión, ya que solo el "propietario" del documento podrá acceder a ese documento. Esto se hace posible porque el documento se retiene en el servidor de impresión y solo se libera cuando el usuario va físicamente a la impresora y pasa su credencial para autenticarse en la impresora mediante un lector de radiofrecuencia o un lector biométrico. Sólo después de autenticarse de forma segura en la impresora multifunción, el usuario podrá acceder al panel de la impresora multifuncional para imprimir, copiar o escanear un documento. Una vez que se implemente el sistema de impresión segura en la empresa, se protegerá la seguridad de datos de impresión.
¿CÓMO FUNCIONA IMPRESIÓN SEGURA?
Para crear un ambiente corporativo con impresión segura, es necesario adquirir un software de control de impresión, también conocido como software de gestión de impresión. Este software debe instalarse en un servidor de impresión, que puede ser un servidor de impresión local o en la nube.
Una vez que el software está correctamente instalado en el servidor, se finaliza el proceso al colocar el lector de huella digital o el lector de tarjetas en el puerto USB de la impresora multifuncional. Una vez instalado el lector, el número de cada tarjeta o huella digital quedará asociado al usuario que está configurado en el A.D. (Windows Active Directory).
La implementación del software de control de impresión también permite crear cuotas de impresión para ciertos grupos, dividir los gastos por centros de costos, liberar la impresión en color solo a quienes la necesitan, entre otras ventajas. Hoy día muchas empresas prefieren subcontratar una empresa de outsourcing de impresión que, naturalmente, domina muy bien estas herramientas e implementan estos sistemas de impresión gerenciada a costos razonables. Una de las grandes ventajas de contratar una empresa de outsourcing de impresión es que si pagas al mes, sin necesitar hacer una gran inversión en la compra de equipos y software.
Además, la empresa de outsourcing de impresión es experta en impresión y sabe qué impresoras y multifuncionales tienen el mejor costo por página. En la gran mayoría de los casos, las empresas que contratan estos proveedores de outsourcing ven una reducción de hasta 30% en los gastos con impresión. La combinación del software de emisión de billetes con un lector de tarjetas de proximidad para liberar la impresión evita grandes desperdicios y abusos, lo que naturalmente reduce los gastos.
¿CÚALES LAS OPCIONES PARA LA SEGURIDAD DE DATOS EN IMPRESIÓN?
Este sistema de impresión segura que os comentamos se puede realizar mediante un lector de tarjetas (tarjeta RFID o tarjeta sin contacto). También existe la posibilidad de crear el concepto de impresión segura con el lector de huella Bio Reader.
Teniendo en cuenta la gran necesidad de proteger los datos impresos, DMZ Connection lanzó una serie de lectores para seguridad de datos en impresión. DMZ Connection es una fábrica especializada en lectores para impresión segura y certificada por ISO 9001:2015. DMZ fue pionera en la creación de lectores biométricos faciales y lector huella para la liberación segura de impresiones.
Cuando hablamos de lectores de proximidad, DMZ Connection cuenta con lectores que leyen las más diversas tecnologías: lector RFID Mifare para impresora, lector RFID HID para impresora, lector RFID HID Iclass SEOs para impresora, lector RFID Indala para impresoras entre otros más.
Si necesitas más información sobre la seguridad de datos en impresión para tu empresa y quiere estar en conformidad con las leyes de protección de datos, contáctanos ahora mismo.