¿VALE LA PENA OUTSOURCING DE IMPRESIÓN?
Esta es una de las preguntas que se hacen muchos gestores y administradores de TI: ¿Realmente vale la pena Outsourcing de impresión? ¿Es posible ahorrar dinero subcontratando el parque de impresión?
Antes de evaluar más a fondo si vale la pena outsourcing de impresión, comencemos por definir qué es una empresa de outsourcing de impresión y qué hace. El término “outsourcing” significa subcontratación, es decir, las empresas de outsourcing de impresión se especializan en ofrecer a otras empresas la gestión de sus parques de impresión. Las empresas de outsourcing de impresión ofrecen a sus clientes equipamientos, la gestión inteligente de documentos, así como mantenimiento y suministro de insumos, inclusive los cartuchos. Los clientes de estas empresas de outsourcing se benefician por no tener que invertir valores altos en equipos de impresión y pagan una tarifa mensual que puede variar de un proveedor de servicios a otro. Por lo general, se cobra del cliente una tasa fija más un valor por cada página impresa.
¿VALE LA PENA OUTSOURCING DE IMPRESIÓN PARA MI EMPRESA?
Generalmente sí, pero la respuesta depende de 4 factores principales:
1. RECURSOS FINANCIEROS: ¿Tiene su empresa un buen flujo de caja para invertir en equipos de impresión que suelen ser relativamente caros? Muchos piensan que esta es la cuestión que define si outsourcing de impresión vale la pena, pero esa no es la única consideración.
2. RECURSOS TÉCNICOS - ¿Su empresa cuenta con mano de obra calificada para el mantenimiento preventivo y correctivo de impresoras y equipos de impresión en general? Diariamente, las impresoras se atascan de papel, paran de funcionar y pueden quedarse sin suministros en momentos clave. En definitiva, contar con un equipo interno cualificado en gestión de flotas de impresión es un factor clave si estás pensando en comprar y hacer la gestión de tu propia flota de impresión.
3. CONOCIMIENTO DE LAS IMPRESORAS y SUS RESPECTIVOS COSTOS – ¿Tiene su empresa el conocimiento para evaluar y hacer el control los costos de su flota de impresión? Lo que suele ocurrir es que las empresas compran impresoras y dispositivos multifuncionales sin fijarse en el costo por página impresa. Esta es la gran clave, ¿cuánto cuesta cada impresión con tu equipo? ¿Está teniendo en cuenta la depreciación del equipo? ¿Está calculando horas de TI en la configuración y gestión del parque? La mayoría de las veces las empresas compran las impresoras más baratas y luego se dan cuenta de que los insumos (cartuchos, fusores, piezas) son muy caros. Por eso se bromea al decir que a veces un litro de tinta (o kilo de toner) cuesta más caro que el champán francés Dom Perignon. ¡Lo peor es que es verdad!
En resumen, a menos que su empresa y sus empleados tengan mucho conocimiento de cómo controlar, mantener y hacer la gestión de los equipos de impresión; outsourcing de impresión vale la pena. Además, cuando se contrata una empresa de outsourcing la empresa puede enfocar en su negocio principal.
¿CÓMO CONTRATAR UNA EMPRESA DE OUTSOURCING DE IMPRESIÓN?
1. Evalúe si la empresa de outsourcing de impresión tiene buena reputación en el mercado y, si es posible, hable con los gerentes de TI de las empresas que actualmente subcontratan el servicio de outsourcing.
2. Evalúe la tasa fija y la tasa variable (costo por impresión) ofrecidas. Siempre que sea posible, es mejor obtener una cotización de más de un proveedor de outsourcing de impresión.
3. Entienda el paquete ofrecido y la propuesta de reducción de costos. El software de gestión de impresión (software de control de impresión), por ejemplo, es una herramienta que ayuda a reducir costos. Con un buen software de control de impresión puedes crear cuotas de impresión mensuales por persona o departamento; puede tener informes de gastos por centros de costos; puede obligar a los empleados a imprimir a doble cara; puede limitar las impresiones en color, etc. O sea, el software de gestión de impresión va a ayudar que se baje cuanto se imprime, se ahorra en papel y en suministros.
4. Pregunte por la impresión segura (liberación de impresiones por tarjeta o biometría). Con la impresión segura instalada eliminas desperdicios, puedes liberar la impresión en cualquier lugar de la empresa y, lo más importante, adaptas tu empresa a las leyes de protección de datos, evitando que haya fuga de datos sensibles.
5. Vea si te cobran por los documentos escaneados o no, esto depende de la política de cada empresa de outsourcing.
6. Evalúe la duración del contrato y las cláusulas de rescisión.
7. Considere si necesita escanear documentos en archivos PDF con capacidad de búsqueda. Normalmente hay un costo adicional cuando hay la contratación de un software OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
Espero que este breve artículo haya ayudado a aclarar la cuestión de si outsourcing de impresión vale la pena o no. DMZ Connection es pionero mundial en la fabricación de lectores de tarjetas y biométricos para impresión segura. Somos certificados por ISO 9001:2015 y estamos listos para ayudarle a adaptar su flota de impresión a las leyes de protección de datos. ¡Entre en contacto ahora mismo!